„Zošité a očíslované x počet listov“je snáď jediná vec, ktorá vás napadne, keď príde na potrebu zošívať dokumenty. Ako šiť dokumenty? Prichádzajúci si hneď predstaví kopy papierov, pevne zviazané bankovým špagátom, pokryté žieravinou, niekde v rohu kancelárie účtovníčky alebo personálneho oddelenia.
Nie všetko je však také jednoduché a povrchné, ako sa na prvý pohľad zdá. Čo potrebujete vedieť, aby ste sa vyhli chybám v tejto zložitej záležitosti? Ako ušiť dokumenty s niťami podľa fotografie? Tieto otázky budú podrobne prediskutované v podrobných pokynoch.
Prečo staromódne sponky?
Je veľa vládnych agentúr, ktoré môžu vyžadovať šitie dokumentov nie v továrni, ale ručne pomocou nití. Ide v prvom rade o daňovú inšpekciu, archív, žiadajú pri preberaní papierov prešívať doklady niťou.registrácia jednotlivých podnikateľov, registrácia právnickej osoby alebo papierovanie pre výberové konanie. Ako správne zošívať dokumenty, ukazuje fotografia číslo 2. Zvyčajne používajte hrubú niť a hrubú ihlu.
Verí sa, že takto viazané cenné papiere je ťažšie stratiť, sfalšovať alebo nahradiť hárky. Niektoré organizácie práve kvôli tomu používajú takúto „dedovskú“formu upevňovania dôležitých dokumentov. Existuje ďalší argument - niekedy sú dokumenty prísne dôverné a manažéri v obave z publicity alebo vplyvu konkurencie zveria takúto prácu iba dôveryhodnej osobe, resp. odmietajú pomoc špecializovaných firiem.
Dôležité
Nesprávne zošité dokumenty môžu spôsobiť odmietnutie registrácie alebo opätovnej registrácie podniku, prijatie dokumentov do archívu, vylúčenie organizácie zo súťaže o výberové konanie, vplyv na rozhodnutie regulačného úradu v prípade, že auditu organizácie.
Existujú jednotné normy?
Dodnes neexistujú jasné pravidlá, ako spájať dokumenty vláknami podľa jedného vzoru. Existujú len odporúčania a pokyny. Podniky v zásade využívajú metodický vývoj Rosarkhiv, ktorý bol schválený objednávkou číslo 76 v roku 2009, požiadavky GOST „Kancelárska práca a archivácia“, ako aj pokyny centrálnej banky Ruska.
Prípravná fáza
Všetky dokumenty, ktoré sa majú zošívať, musia byť zobrazené v náhľade, ak sú na nich stopy ceruzkou, vymažte ich. Dôležitéstarostlivo zvážte každú stranu, vylúčte ich zlepenie, zabezpečte logické a správne poradie dokumentov v stohu. Odstráňte ostré predmety, špendlíky, svorky alebo sponky na papier, pretože môžu poškodiť niť na viazanie a spôsobiť stratu dokumentu. Strany je potrebné očíslovať jednoduchou čiernou ceruzkou, v pravom rohu, použitie atramentu vrátane farby nie je povolené. Nemôžete číslovať príliš blízko k textu dokumentu, tým viac sa prekrýva. Číslovaná je iba predná strana listu. Celkový objem zošitého dokumentu nesmie presiahnuť 250 listov a výška zviazaného a očíslovaného dokumentu nesmie presiahnuť 4 centimetre. Príklad šitia dokumentov pomocou nití je zobrazený na fotografii.
Ďalšou fázou prípravy je výber nástrojov. Na správne šitie dokumentov pomocou nití budete potrebovať: šidlo, špeciálne nite, kartónový obal, ako na fotografii. V niektorých prípadoch sa používa dierovač. Ako a čím šiť dokumenty, každý špecialista sa rozhodne sám za seba. Najvhodnejšie je použiť drsné nite alebo bankový špagát, v niektorých prípadoch sa používajú vlnené nite alebo šnúrky. Najčastejšie majú funkciu dekorácie. Vážne správy zvyčajne používajú prísnejší štýl. Pripravte si dokumenty sami a formulár na inventúru.
Niektoré jemnosti
- Hárky veľkého formátu, napríklad A3 alebo A2, musia byť tiež očíslované. K tomu je plne rozšírený a očíslovaný podľa všeobecných pravidiel. Potom zložené a starostlivo prilepené zozaduroh.
- Ak je potrebné podať list, otvorí sa, najskôr sa očísluje samotná obálka a potom postupne strany listu.
- Obálka dokumentu nie je očíslovaná. Taktiež titulná strana nie je očíslovaná, ak nemá obálku. Druhý hárok je však už očíslovaný číslom „2“.
- Ak je počet listov väčší ako 250, rozdelia sa na zväzky. Táto prax je na súdoch bežná. Každý zväzok musí byť očíslovaný samostatne.
- Ako zošívať dokumenty, ak nie je možné uviesť číslo hárku vpravo hore alebo je obsadený celý hárok? Často k tomu dochádza napríklad pri číslovaní fotografie, vtedy je povolené číslovanie zo zadnej strany.
- V prípade chybného číslovania môžete číslo prečiarknuť. Opravu však treba potvrdiť podpisom.
- Ak nie sú preskočené viac ako dva hárky, potom je povolené používať písmenové označenie pre preskočené strany. Digitálne číslovanie hlavného dokumentu sa nemení, ale zvyšuje sa počet listov. V takom prípade je potrebné na to upozorniť osobu, ktorá dostane doklady.
- Ak je potrebné očíslovať dokument, ktorý už je očíslovaný alebo má číslovanie, bude očíslovaný znova.
- Ak sa hárky v dokumentácii nedajú oddeliť alebo sú zlepené, očíslujú sa ako jeden hárok. To sa stane, ak je na dokumente napríklad nalepený šek, fotografia alebo výstrižok z novín. Zároveň je však potrebné vypracovať inventár a v stĺpci „Poznámka“alebo v certifikačnom nápise je nevyhnutné objasniť, ktoré dokumenty boli prilepené, na ktorú stranu a čo obsahovali.
Ktoré dokumenty sú najčastejšie zošívané niťou? V prvom rade zakladajúce a zakladateľské dokumenty. Najčastejšie majú malý objem, ľahšie sa prepichujú šidlom, šitie je jednoduché. Existuje niekoľko technológií na šitie, môžete urobiť dva vpichy, tri alebo päť. Najbežnejšou možnosťou sú tri otvory. Päť otvorov príde vhod, keď sú niektoré dokumenty menšie ako iné, spojenie piatich otvorov pomôže k ich lepšej fixácii. Ak majú dokumenty vysokú hodnotu, používa sa päťdierkové zošívanie, čím sa zníži riziko ich zámeny.
Ako správne šiť dokumenty s niťami: pokyny krok za krokom
- Poskladajte listy, zarovnajte okraje.
- Skontrolujte objednávku listu.
- Označte ceruzkou miesta budúcich vpichov symetricky v strede na ľavej strane listu. Dá sa to urobiť na jednom hárku aj na všetkých.
- Je potrebné sa odchýliť od textu aspoň 1,5 centimetra.
- Značky musia byť striktne vertikálne, povolená je vzdialenosť do troch centimetrov od seba.
Ak je dokument dostatočne veľký, je vhodnejšie ho prepichnúť šidlom. Zvyčajne začnite od horného otvoru.
Ak nie je možné použiť továrenský obal, ako na obrázku, potom je možné prvý a posledný list prelepiť tenkým pásikom kartónu, aby sa predišlo poškodeniu strán. Je dôležité zvoliť správnu dĺžku vlákna, zvyčajne medzi 50 a 80 cm.
Klasické prešívanie niťou – tri otvory
Poďme analyzovať možnosti ako ušiť dokumentykrok za krokom v troch otvoroch. Ide o klasickú a najbežnejšiu možnosť zakladania papierov do archívu alebo na overenie. Ako správne šiť dokumenty s niťami v tomto prípade je lepšie vidieť na fotografii.
Zložte ihlu a niť pod stoh dokumentov a vytiahnite ich cez otvor na čísle dva. Nesmieme zabudnúť ani na malý „chvost“dlhý 7-8 cm, ten sa ešte zíde. Na prednej strane nasmerujeme ihlu do horného otvoru, potom vrátime ihlu do najnižšieho otvoru č. 3. Ďalej sa ihla „ponorí“do stredového otvoru, v dôsledku čoho zostanú obe nite dole. Teraz sa dajú zauzliť.
Doklad musí byť ďalej overený, nalepený hárok papiera, pečať a podpis zodpovednej osoby. Ako správne ušiť dokumenty a zaistiť uzol pomocou nití, môžete vidieť na fotografii.
Na zadnej strane posledného listu je navyše nalepený inventár. Nápis je možné urobiť ručne alebo použiť hotové šablóny, ako na fotografii.
Ako zošívať dokumenty do štyroch otvorov?
Technológia štvordierkového piercingu je takmer identická. Jediný rozdiel je v tom, že dokument je zošívaný zhora nadol. Vyzerá to ako šijacia podrážka. Iba v tomto prípade sa to opakuje v opačnom poradí, najprv zhora nadol, potom zdola nahor. Kravaty sú teda homogénne bez medzier, ako keby boli šité na obrovskom šijacom stroji.
Špeciálne príležitosti
Niekedy je povolené spájať dokumenty nie vertikálne, ale na rohu. ATide najmä o papiere finančného výkazníctva, ktoré zahŕňajú pripevňovanie pokladničných pások, šeky na pravej strane. Takéto dokumenty sú šité na rohu. Kroky sú rovnaké ako pri štandardnej montáži dokumentov, iba otvory sú prerazené v rohu. Zvyčajne sú dve. List je prilepený presne do rohu. Ďalej je postup podobný - certifikuje sa, umiestni sa pečať.
Záver
V procese prípravy a zošívania dokumentu je dôležité vopred premyslieť, ako zošívať dokumenty, aby sa predišlo všetkým druhom vyššej moci. Napríklad niekedy potrebujete vytvoriť kópiu dokumentov, ktoré sú už zviazané a archivované. O takéto momenty sa oplatí starať vopred. Personalisti alebo účtovníci väčšinou vedia vopred odhadnúť, ktorý dokument treba najskôr prebehnúť cez kopírku. To výrazne zjednodušuje prácu a šetrí čas.
